Все формы документов, используемые при инвентаризации, утверждены в приложениях к НСБУ №19. Первым шагом оформляется приказ руководителя о проведении инвентаризации. После его издания документ доводится до сведения всех членов инвентаризационной комиссии.
До начала проверки важно подготовить:
- инвентарные карточки;
- инвентарные книги;
- описи;
- регистры аналитического учета;
- иную техническую документацию.
В ходе инвентаризации составляется инвентаризационная опись. Если выявлены расхождения, дополнительно оформляется сличительная ведомость.
Далее разберем каждый документ подробнее.
Как оформить приказ об инвентаризации
Для проведения инвентаризации руководитель издает соответствующий приказ.
В документе указывают:
- дату начала и окончания инвентаризации;
- место проведения;
- состав инвентаризационной комиссии и председателя;
- перечень имущества, подлежащего проверке;
- основание проведения инвентаризации;
- срок передачи документов в бухгалтерию.
Приказ подлежит регистрации и передается председателю комиссии. После этого все члены комиссии должны ознакомиться с ним под подпись.
Как заполняется инвентаризационная опись
Инвентаризационная опись может оформляться как в электронном виде с последующей печатью, так и вручную.
На первой странице указываются:
- наименование организации;
- реквизиты приказа;
- даты начала и окончания инвентаризации;
- другие обязательные сведения.
Также материально ответственные лица подтверждают, что все приходные и расходные документы переданы в бухгалтерию.
На последующих страницах фиксируются:
- наименования ценностей и объектов;
- их количество по номенклатуре;
- единицы измерения, принятые в учете.
В завершении описи материально ответственные лица дают расписку:
- о проведении проверки;
- о фактическом наличии ценностей;
- об отсутствии претензий к комиссии;
- о принятии ценностей на ответственное хранение.
По имуществу, которое не принадлежит организации, но отражено в учете, составляется отдельная опись.
Когда оформляется сличительная ведомость
Сличительная ведомость составляется, если в ходе инвентаризации выявлены расхождения между фактическими данными и учетными показателями.
В документе отражаются:
- результаты инвентаризации;
- различия между данными бухгалтерского учета и описи.
Излишки и недостачи оцениваются по данным бухгалтерского учета и фиксируются в ведомости. Документ можно оформить как в электронном виде с последующей печатью, так и вручную.
