Перед заключением договора налогоплательщик должен проявить должную осмотрительность и убедиться в том, что:
- поставщик имеет ресурсы, которые необходимы для исполнения договора;
- клиент в состоянии оплатить купленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
Такая проверка в Узбекистане обязательна на законодательном уровне. Несоблюдение правил должной осмотрительности влечет налоговые, финансовые и репутационные риски.
Законодательные требования к проверке контрагента
Обязанность налогоплательщика проявлять должную осмотрительность при выборе контрагентов предусмотрена статьей 15 Налогового Кодекса Республики Узбекистан.
Налогоплательщик обязан проверить:
- регистрацию контрагента в налоговых органах;
- деловую репутацию;
- наличие производственной базы и персонала;
- финансовое состояние;
- способность исполнить обязательства по сделке.
Если налогоплательщик не проявил должной осмотрительности, налоговая инспекция откажет в принятии расходов для целей налогообложения и в вычете НДС.
Перед заключением договора компания проверяет контрагента, материалы проверки сохраняет. Налоговый инспектор может потребовать эти документы. Проверка важна для целей внутреннего контроля. Она не позволит недобросовестному сотруднику заключить договор с поставщиком, исходя из личных интересов.
Формальная проверка или ее отсутствие также могут повлечь репутационные риски. Налогоплательщик может попасть в один из черных списков, формируемых в соответствии с законодательством Узбекистана. В результате часть клиентов может отказаться с ним работать.
Проверка контрагента по общедоступным ресурсам
Проверка регистрации в налоговых органах
Проверить, зарегистрирован ли контрагент в налоговых органах, можно на сайте Национального комитета Республики Узбекистан по статистике. В разделе «Интерактивные услуги» налогоплательщик выбирает «Представление информации в ЕГРПО предприятий и организаций» и переходит по ссылке.
При использовании любой конфигурации 1С при вводе нового поставщика проверка наличия компании в ЕГРПО осуществляется автоматически.
Проверка процесса ликвидации компании
В модуле регистрации хозяйствующих субъектов налогоплательщик может проверить контрагента в Узбекистане на двух страницах.
На странице «Проверка из реестра» можно получить сведения о поставщике из реестра юридических лиц:
- дату регистрации;
- размер уставного капитала;
- вид деятельности;
- юридический адрес;
- Ф. И. О. директора;
- официальные контактные данные.
Страница «Объявления и уведомления» модуля содержит информацию о ликвидированных компаниях и кандидатах на ликвидацию.
Если поставщик присутствует хотя бы в одном списке, то заключать с ним договор нельзя.
Проверка контрагента на сайте Налогового комитета
На главной странице сайта размещен раздел «Бизнес без рисков».
Перейдя по ссылке, можно проверить:
- имеет ли контрагент задолженность по налогам;
- является ли поставщик плательщиком НДС;
- не входит ли он в реестр сомнительных субъектов;
- не является ли контрагент банкротом;
- не уклоняется ли от проведения аудиторской проверки.
Проверка контрагента на злоупотребление правом принятия НДС к вычету
На старом сайте Налогового комитета в разделе «Должная осмотрительность» есть перечень предприятий, злоупотребивших правом принятия НДС к вычету. Налоговый орган отказывает налогоплательщику в вычете НДС, если поставщик есть в этом списке.
Проверка контрагента на сайте госзакупок
На сайте госзакупок размещен реестр недобросовестных исполнителей. Следует проверить, нет ли в этом списке нужного вам контрагента.
Исполнитель заказа попадает в список, если допустил хотя бы одно из следующих нарушений:
- не выполнил обязательства по договору;
- для участия в тендере предоставил ложную информацию или поддельные документы;
- скрыл факт взаимозависимости;
- выиграв тендер, не заключил договор.
Заключение договора с поставщиком из этого списка влечет риск неисполнения обязательств.
Также в списке указаны:
- лица, признанные судом виновными в мошенничестве или коррупции;
- организации и предприниматели, бизнес которых имеет высокий налоговый риск.
Проверка в залоговом реестре
На сайте можно проверить контрагента в Узбекистане: не находится ли имущество контрагента в залоге. Если поставщик присутствует в этом реестре, следует убедиться, что с ним можно работать. То есть провести более тщательную проверку и установить степень риска неисполнения обязательств по договору.
Через сервис БПИ можно проверить, не открыто ли исполнительное производство в отношении партнера. О том, как это сделать, вы можете прочитать в статье.
Платные ресурсы для проверки контрагентов
Налогоплательщик может воспользоваться платными программами. Решения предоставляют комплексный отчет, который включает:
- общую информацию о контрагенте, уровень стабильности и рейтинг устойчивости;
- контактные данные;
- сведения о лицензиях;
- информацию о налоговой задолженности;
- бухгалтерскую отчетность и ее анализ;
- банковские данные;
- сведения о наличии собственного автотранспорта;
- информацию о наличии товарных знаков;
- сведения о наличии онлайн-касс и терминалов;
- сведения из Налогового комитета Республики Узбекистан;
- оценку фактора риска на основе искусственного интеллекта.
Сервисы предлагают провести одноразовую проверку контрагента или работать по подписке. Платная проверка экономит время налогоплательщика. Он быстро собирает подробную информацию о проверяемом лице.
Проверка деловой репутации контрагента
Четкое определение деловой репутации отсутствует в законодательстве. Под этим термином налоговая служба понимает успешную деятельность бизнеса в прошлом. Для проверки подойдут:
- положительные отзывы о компании в интернете;
- рекомендательные письма от клиентов;
- перечень клиентов контрагента.
Отзывы в интернете налогоплательщик сохраняет, сделав скриншоты.
Рекомендательное письмо подтверждает деловую репутацию поставщика, если оно содержит контакты подписанта. Проверка информации осуществляется следующим образом: необходимо связаться с подписантом, зафиксировать дату и время звонка либо сохранить электронное сообщение.
Если этого не сделать, налоговый инспектор может написать в акте проверки: «Налогоплательщик провел проверку деловой репутации ООО «Альфа» формально. Он не проверил рекомендательное письмо от ООО «Омега». Согласно данным налоговой службы, ООО «Омега» не имело взаимоотношений с ООО «Альфа».
Перечень клиентов налогоплательщик тоже проверяет хотя бы выборочно. Он может затребовать первую и последнюю страницу договоров с контрагентами, связаться с ними по телефону или электронной почте, и обязательно документирует информацию:
- имена, телефоны, адреса сотрудников рекомендателя;
- дату проверки;
- копии электронных сообщений.
В проверку деловой репутации входит поиск информации о контрагенте в реестрах недобросовестных исполнителей и в перечне предприятий, злоупотребивших своим правом принятия НДС к вычету. Поставщик из этих списков не обладает положительной деловой репутацией.
Проверка наличия производственной базы и персонала
Статья 15 Налогового кодекса предписывает проверять наличие производственной базы и персонала. Проверка производственной базы относится не ко всем контрагентам. Если поставщик выполняет услуги, в некоторых случаях достаточно проверить только наличие персонала. Например, налогоплательщик заказывает юридические услуги. Поставщик не должен иметь производственной базы, но в его штате должны быть юристы.
Производственная база — это не только станки и оборудование. Арендатор проверяет право арендодателя на заключение договора аренды. Сдаваемое помещение должно находиться у арендодателя в собственности либо на праве управления.
Налогоплательщик, заказывающий транспортные услуги, проверяет наличие транспорта и водителей. Если проверка показывает отсутствие у контрагента собственного автотранспорта, необходимо уточнить, как он будет выполнять заказы. Возможно, поставщик арендует транспорт. Тогда следует запросить копию договора аренды.
При проверке персонала поставщик часто присылает штатное расписание с перечислением должностей. Оно не подтверждает наличие персонала. Неизвестно, заняты должности или вакантны. Гарантийные письма о наличии сотрудников также не относятся к подтверждающим документам. Количество сотрудников подтверждается либо данными из сервисов проверки контрагентов, либо копиями страниц отчетов, которые подаются в государственные органы Узбекистана, содержащих такую информацию.
Некоторые поставщики возмущаются, когда проводится такая проверка. Они заявляют, что подобная информация относится к коммерческой тайне. Да, поставщик не обязан давать информацию о своей деятельности клиентам. Но и клиент не обязан заключать договор с поставщиком. Если контрагента не удается убедить представить документы для проверки, лучше поискать другого кандидата на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг.
При проверке производственной базы налогоплательщик смотрит, содержится ли в бухгалтерском балансе контрагента информация об основных средствах, и запрашивает их перечень.
Проверка местонахождения контрагента
Чтобы проверить, находится ли контрагент по юридическому адресу, налогоплательщик может:
- запросить договор аренды или документы на право собственности офиса;
- посетить офис поставщика, сделать фото или провести видеосъемку.
Если контрагент не может подтвердить свой юридический адрес, он должен указать адрес по фактическому местонахождению. О том, как поменять адрес, вы можете прочитать в статье.
При проверке договора аренды учтите, что площадь офиса должна корреспондировать с численностью персонала. На 10 квадратных метрах не могут располагаться 50 сотрудников. Возможно, в офисе по юридическому адресу работает секретарь или бухгалтер, а остальные сотрудники трудятся в другом офисе или удаленно.
В этом случае необходимо запросить договор аренды по фактическому местонахождению организации. В дальнейшем при оформлении документов на поставку рекомендуем указывать реальные места нахождения товаров, так как налоговый инспектор может провести проверку адресов, указанных в документах отгрузки.
Проверка финансового состояния контрагента
Проверка может быть разной глубины. Например, налогоплательщик установил, что контрагент не является банкротом и не имеет задолженности по налогам. Достаточно ли проведенной проверки, вопрос спорный. Лучше рассмотреть показатели прибыльности организации по бухгалтерской отчетности. Если организация из года в год показывает убытки, то ее финансовое состояние неустойчиво.
Налогоплательщик может выбрать расширенную проверку с расчетом коэффициентов финансовой устойчивости. Такой вариант актуален для компаний, которые отпускают большие партии товаров с отсрочкой платежа.
Не следует давать большую отсрочку платежа компании, имеющей высокий риск неплатежеспособности. Проверка с расчетом финансовых коэффициентов требует дополнительных ресурсов, потому что расчет показателей — трудоемкий процесс. Скорее всего, для этой работы понадобится отдельный сотрудник.
По окончании проверки налогоплательщик оценивает возможность контрагента выполнить обязательства по сделке и целесообразность заключения договора.
Контрагенты, проверку которых можно исключить или упростить
Некоторых поставщиков можно не проверять или ограничиться проверкой по общедоступным ресурсам. Правило действует для:
- государственных организаций;
- организаций, с которыми налогоплательщик должен работать по закону;
- естественных монополистов;
- поставщиков, у которых налогоплательщик единожды приобрел товар, получил услуги на незначительную сумму;
- поставщиков, стоящих на учете в Межрегиональной инспекции по крупным налогоплательщикам.
Примеры
Налогоплательщик подключает электричество к новому зданию. В городе есть только одна энергоснабжающая организация. Выбор поставщиков отсутствует.
Поставщик электроэнергии не представил документы для прохождения проверки. Налогоплательщик, отказавшись подписать договор, рискует остаться без электричества. В таком случае достаточно проверить контрагента в Узбекистане по общедоступным ресурсам.
Другая ситуация. Для срочного ремонта оборудования нужна недорогая запчасть. Налогоплательщик, скорее всего, купит ее без проверки поставщика. Простой оборудования обойдется дороже, чем возможный налоговый риск.
Проверка поставщика — требование законодательства. Поэтому лучше ее проводить для всех групп контрагентов, но в упрощенном варианте. Некоторые компании устанавливают порог суммы договора, до которого поставщик проверяется в упрощенном порядке, а после превышения порога — полностью.
Проверка клиентов
Законодательство Узбекистана предписывает проверять не поставщиков, а контрагентов. Клиенты тоже подлежат проверке. Ее проведение соответствует интересам бизнеса. При заключении договора поставщик часто дает отсрочку платежа. Поэтому бизнес обращает внимание на финансовое состояние покупателя. Необходимо оценить, сможет ли новый клиент оплатить приобретенный товар, выполненные работы, оказанные услуги.
Текущая проверка контрагента
Если бизнес работает с поставщиком длительное время, то его нужно проверять систематически, лучше ежегодно. С течением времени положение поставщика меняется, и налогоплательщик должен быть в курсе этих изменений.
Например, поставщик мог попасть в черный список. Тогда с ним лучше расторгнуть договор. При выявлении факта, что у поставщика ухудшилось финансовое положение, бизнес проверяет условия договора и оценивает риск неисполнения контрагентом обязательств. При необходимости условия договора пересматриваются.
Практика проверки контрагента
Чтобы обязать сотрудников выполнять проверку контрагента, руководство компании вводит порядок действий, который устанавливается приказом, рабочей инструкцией, локальным нормативным актом. Некоторые компании внедряют электронный учет и контроль рабочего процесса. К параметрам учета относятся:
- имя и должность инициатора работы с поставщиком;
- даты передачи документов на проверку, запроса дополнительных материалов, их получения;
- дата получения решения ответственного сотрудника о целесообразности работы с поставщиком.
Практика работы показывает, что некоторые сотрудники требуют для себя исключений и хотят, чтобы поставщики, с которыми они работают, не проверялись или ограничивались сокращенным вариантом проверки. Золотое правило компании — никаких исключений ни для кого быть не должно. В случае возникновения спорной ситуации окончательное решение о заключении договора принимает руководитель компании.
Заключение
Проверка контрагента в Узбекистане обязательна по закону. Проверяются и поставщики, и клиенты. Компания устанавливает порядок проведения проверки и хранения собранных документов. Соблюдение правил, установленных в компании, минимизирует налоговые, финансовые и репутационные риски для бизнеса.
