Периодичность проведения инвентаризации склада
Инвентаризация на складе проводится в сроки, установленные п. 5 НСБУ №19. Частота зависит от вида материальных ценностей, размещенных на складе:
- Непродовольственные ТМЦ — не реже одного раза в год;
- Продовольственные товары и ГСМ — не реже одного раза в квартал.
Обязательная инвентаризация склада проводится также в следующих случаях:
- смена материально-ответственного лица;
- чрезвычайные ситуации;
- выявленные факты краж или хищений;
- переоценка активов;
- ликвидация или реорганизация предприятия;
- перед составлением годовой финансовой отчетности.
Внимание! Несоблюдение установленного порядка и сроков инвентаризации может повлечь привлечение должностных лиц к административной ответственности по ст. 175-1 КоАО.
Правила проведения инвентаризации на складе: пошаговый порядок
Процедура инвентаризации склада включает четыре основных этапа.
Шаг 1. Подготовка документов
Проведение инвентаризации начинается с издания приказа руководителя и формирования инвентаризационной комиссии. В приказе необходимо указать:
- основание проведения (плановая, внеплановая и т. д.);
- сроки инвентаризации;
- состав комиссии — директор или его заместитель, главный бухгалтер, товаровед и другие специалисты;
- перечень проверяемых ТМЦ.
Важно! В приказе должны быть указаны реальные сроки. Формальный подход может привести к признанию результатов недействительными.
В состав комиссии нельзя включать лиц, прямо заинтересованных в результатах проверки, в том числе материально-ответственных сотрудников (кладовщиков). Все члены комиссии и МОЛ ознакомляются с приказом под роспись. До начала инвентаризации:
- подготавливаются инвентаризационные описи и ведомости;
- у МОЛ берутся расписки о передаче всех приходно-расходных документов в бухгалтерию;
- складские помещения опломбируются комиссией.
Внимание! Материально-ответственные лица должны заранее подготовить ТМЦ: рассортировать их по наименованиям, сортам, размерам и иным характеристикам, удобным для подсчета.
Шаг 2. Подготовка оборудования
Инвентаризация на складе с большим ассортиментом требует использования технических средств:
- весов;
- сканеров штрихкодов;
- терминалов сбора данных и другого оборудования.
Примечание. Ручной подсчет допускается, однако применение техники значительно ускоряет процесс и снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Шаг 3. Проведение инвентаризации на складе
В ходе проверки комиссия фиксирует ТМЦ по следующим категориям:
- Фактически находящиеся на складе — с указанием количества, вида, сорта, артикула и иных идентифицирующих признаков;
- Принятые и переданные на ответственное хранение — по сохранным распискам, актуализированным на дату инвентаризации;
- ТМЦ в пути — оплаченные, но не поступившие, на основании ЭСФ и банковских платежных документов;
- Отгруженные, но не оплаченные — по выставленным ЭСФ и платежным требованиям при наличии просрочки оплаты;
- Переданные на переработку — по передаточным документам.
Внимание! Запрещено вносить данные в описи со слов МОЛ. Все показатели фиксируются исключительно по результатам фактического осмотра, взвешивания и пересчета.
Если ТМЦ размещены в нескольких помещениях, проверка проводится поэтапно: после завершения осмотра одного помещения оно опломбируется перед переходом к следующему.
Даже если инвентаризация занимает несколько дней, деятельность предприятия не приостанавливается. В этот период допускается поступление и отпуск товаров, но с соблюдением специальных правил:
- поступившие ТМЦ отражаются в отдельной описи «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации», а приходные документы визируются председателем комиссии;
- отпуск товаров возможен только с письменного разрешения директора и главного бухгалтера с оформлением описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».
Шаг 4. Оформление результатов инвентаризации склада
По завершении проверки комиссия оформляет инвентаризационные ведомости. При выявлении расхождений между фактическими остатками и данными бухучета:
- составляются сличительные ведомости по форме прил. №16 к НСБУ №19;
- у материально-ответственных лиц запрашиваются объяснительные;
- устанавливаются причины выявленных отклонений.
Дополнительно может быть оформлен контрольный акт по форме прил. №17 к НСБУ №19.
Внимание! Излишки и недостачи не всегда означают прибыль или убыток — они могут возникать вследствие пересортицы.
Как провести инвентаризацию склада продуктов питания
Инвентаризация склада продуктов питания проводится по общим правилам, однако имеет особенности по срокам и предмету контроля. Проверка пищевых продуктов осуществляется не реже одного раза в квартал.
В процессе инвентаризации особое внимание уделяется:
- срокам годности;
- выявлению испорченной продукции;
- соблюдению условий хранения;
- принципу FIFO — товары, поступившие раньше, должны быть реализованы или использованы в первую очередь.
Если в ходе инвентаризации обнаружены испорченные продукты, они подлежат списанию на основании специального акта. Унифицированная форма такого документа законодательством не установлена, организация вправе разработать ее самостоятельно.
