Приход и расход товаров в 1С — две стороны одного складского учета. При поступлении товар отражается на складе и одновременно формируется задолженность перед поставщиком. При реализации остаток уменьшается, появляется задолженность покупателя, а в учете отражаются выручка, себестоимость и НДС.
Важно правильно выбрать документ и счета учета для каждой операции. Иначе в 1С могут появиться отрицательные остатки, неверная себестоимость, расхождения с фактическим складом и ошибки при закрытии периода.
Что такое приход и расход товаров в 1С и чем они отличаются
Приход и расход отражают противоположные движения запасов, но оформляются разными документами и приводят к разным результатам в бухгалтерском учете.
Приход товара оформляют, когда организация получает товар от поставщика. Количество запасов увеличивается, а перед поставщиком возникает кредиторская задолженность.
Расход товара может происходить по разным причинам. Если товар продают покупателю, оформляют реализацию: запас выбывает, признается доход, списывается себестоимость и начисляется НДС. При порче, недостаче или использовании товара для собственных нужд применяется другой порядок учета.
Поэтому нельзя оформлять любое выбытие через документ «Реализация». Сначала нужно определить экономическое содержание операции, а уже затем выбирать документ в 1С.
| Параметр | Поступление товара | Реализация товара |
|---|---|---|
| Документ в 1С | Поступление (акты, накладные) | Реализация (акты, накладные) |
| Раздел программы | Покупки → Поступления | Продажи → Реализация |
| Счет учета товара | Дт 2910 | Кт 2910 |
| Расчеты с контрагентом | Кт 6010 — поставщик | Дт 4010 — покупатель |
| Входящий НДС | Дт 4410 | — |
| НДС при реализации | — | Кт 6410 |
| Себестоимость | — | Дт 9120 |
| Выручка | — | Кт 9020 |
Конкретный набор проводок зависит от вида операции, настроек учета и данных документа.
Как оформить приход товара в 1С
Какой документ выбрать
Для оформления поступления откройте Покупки → Поступления (акты, накладные).
Вид документа выбирают в зависимости от состава операции:
- «Товары (накладная, УПД)» — если организация получает товары;
- «Услуги (акт, УПД)» — если приобретает услуги;
- «Товары, услуги, комиссия» — если в одном документе нужно отразить одновременно товары и услуги, например товар вместе с услугой доставки.
- Этот же вид документа применяется в соответствующих операциях с товарами, переданными или полученными на комиссии.
Сам документ в 1С отражает уже совершенную хозяйственную операцию. Поэтому до его создания нужно проверить первичные документы и фактическое поступление товара: накладную, УПД или другой документ, подтверждающий поставку.
Что заполнить в документе
В документе указывают поставщика, договор, склад и перечень поступивших товаров. Для каждой позиции проверяют количество, цену, сумму и ставку НДС.
Особое внимание стоит уделить счету учета номенклатуры. Если он настроен неправильно, товар может попасть не на тот счет, что приведет к искажению остатков и оборотов.
После проведения документа 1С формирует бухгалтерские движения. В типовом случае:
- стоимость товара отражается по дебету счета 2910;
- задолженность перед поставщиком — по кредиту 6010;
- входящий НДС — по дебету 4410.
Например:
- Дт 2910 — Кт 6010 — отражена стоимость приобретенного товара;
- Дт 4410 — Кт 6010 — отражен входящий НДС, если организация имеет право на его учет в соответствии с условиями операции.
Если проводки или суммы отличаются от ожидаемых, сначала проверьте счет учета номенклатуры, договор и настройки НДС.
Как оформить расход товара в 1С
Выбытие товара из организации может происходить по разным основаниям. Поэтому сначала определите, что произошло с товаром:
- товар продали покупателю;
- товар испорчен;
- выявлена недостача;
- товар использовали для собственных нужд;
- товар передали для другой хозяйственной операции.
Для продажи используется документ Реализация, а для недостачи или порчи — Списание товаров.
Реализация товара покупателю
Документ находится в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные). Для продажи товара выбирают соответствующий вид операции. В документе указывают покупателя, договор, склад и номенклатуру. Товары можно добавить вручную, подобрать из списка или перенести из ранее созданного документа, например счета на оплату.
При подборе удобно сразу проверить остаток товара на складе. Это позволяет обнаружить проблему еще до проведения реализации, если по учету нужной позиции недостаточно. После проведения реализации в типовом случае формируются несколько групп проводок.
Списание себестоимости: Дт 9120 — Кт 2910 — списана себестоимость реализованного товара.
Отражение выручки: Дт 4010 — Кт 9020 — отражена задолженность покупателя и доход от реализации.
Начисление НДС: Дт 4010 — Кт 6410 — отражен НДС, подлежащий уплате.
Таким образом, одна реализация одновременно уменьшает складской остаток, увеличивает дебиторскую задолженность покупателя и отражает финансовый результат от продажи.
Если ожидаемые движения не сформировались, не стоит исправлять проводки вручную без выяснения причины. Сначала проверьте настройки счетов учета, вид операции, номенклатуру и параметры НДС.
Списание товара при порче или недостаче
Если товар не продается покупателю, документ «Реализация» использовать не нужно. Например, при порче или недостаче оформляется Списание товаров. Здесь не возникает выручки от продажи и, соответственно, не формируется проводка по счету 9020.
При выявлении недостачи или порчи стоимость товара может первоначально отражаться на счете 5910: Дт 5910 — Кт 2910 — стоимость недостающего или испорченного товара отнесена на соответствующий счет.
Дальнейший учет зависит от результатов разбирательства. Если установлено виновное лицо и сумма подлежит взысканию: Дт 4730 — Кт 5910 — отражена задолженность виновного лица.
Если ответственность связана, например, с поставщиком или перевозчиком, для расчетов по соответствующей претензии может использоваться счет 4860. Если виновное лицо не установлено либо взыскать ущерб невозможно, сумма может быть отнесена на прочие операционные расходы: Дт 9430 — Кт 5910.
При этом конкретный порядок списания зависит от результатов инвентаризации, оформленных документов и принятого решения по недостаче.
Использование товара для собственных нужд
Не всякое выбытие со склада является потерей. Например, организация приобрела товар, но затем использовала его как материал в собственном производстве. В этом случае товар не списывают на убыток — его переводят в другую категорию запасов. Например: Дт 1010 — Кт 2910 — товар переведен в состав материалов. То есть при выборе документа важно учитывать не только тот факт, что товар исчезает с конкретного склада, но и причину его выбытия.
Как расход товара связан с электронным счетом-фактурой
При реализации товаров продавец в предусмотренных законодательством случаях оформляет счет-фактуру, как правило, в электронной форме через систему электронных счетов-фактур. Требования к оформлению установлены, в частности, статьей 47 Налогового кодекса.
Для отдельных розничных операций действуют исключения, в том числе случаи, когда покупателю выдается кассовый чек или иной документ установленной формы. Поэтому порядок оформления документов зависит от способа продажи. В розничной торговле данные о продаже отражаются с учетом кассового документа, а при оптовой реализации счет-фактуру удобно создавать непосредственно из документа реализации в 1С. Так уменьшается риск, что данные в накладной и ЭСФ будут отличаться по количеству, стоимости или НДС.
Частые ошибки при оформлении прихода и расхода в 1С
В реализации указан товар с отрицательным остатком
Отрицательный остаток обычно говорит не о реальной нехватке товара, а о проблеме в последовательности или содержании документов. Например, реализацию провели 10 числа, а поступление того же товара внесли датой 8 числа, но документ фактически был проведен позже. В результате на момент проведения реализации в учете товара могло не хватить.
Причина может быть и другой: товар поступил не на тот склад, используется неправильная номенклатура или некорректно отражена предыдущая операция. Поэтому при отрицательном остатке сначала проверьте движение товара по датам и складам. Если проблема связана с последовательностью документов, перепроведите операции в хронологическом порядке — от более ранних к более поздним.
Неправильно указан счет учета
Счет учета номенклатуры влияет на то, куда попадет товар в бухгалтерском учете. Если для новой позиции не настроен или ошибочно указан счет, поступивший товар может отражаться не на 2910, а на другом счете. В результате остатки в складских и бухгалтерских отчетах перестанут соответствовать друг другу. Проверяйте счет учета при создании новой номенклатуры, а при появлении расхождений — прежде всего настройки карточки товара и соответствующего вида номенклатуры.
Ошибочно создан второй документ
Здесь важно различать повторное проведение и дублирование документа. Если один и тот же документ 1С провели повторно, это само по себе обычно не создает двойной приход или расход: система заново формирует движения этого документа.
Проблема возникает, когда пользователь создает второй отдельный документ на ту же поставку или реализацию. Например, из-за сбоя программы сотрудник не увидел первый документ и создал его повторно. В результате действительно могут задвоиться количество, обороты и задолженность.
Проверяйте такие ситуации по номеру и дате первичного документа, контрагенту, сумме и составу номенклатуры. Если обнаружили настоящий дубль, сначала определите, какой документ является корректным, и только после этого исправляйте учет.
Как проверить остатки и движение товаров в 1С
Для контроля складского учета недостаточно просто посмотреть остаток в карточке товара. Периодически сверяйте данные нескольких отчетов.
ОСВ по счету 2910
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 2910 позволяет увидеть остаток и движение товаров за выбранный период.
С ее помощью можно проверить:
- сколько товара числится на начало периода;
- сколько поступило;
- сколько выбыло;
- какой остаток сформировался на конец периода.
Эти данные стоит сопоставлять с фактическим наличием товара на складе. Если учетный и фактический остатки расходятся, потребуется выяснить причину и при необходимости провести инвентаризацию.
ОСВ по счетам 6010 и 4010
ОСВ по 6010 помогает контролировать расчеты с поставщиками, а по 4010 — задолженность покупателей. Если после оплаты или получения денег задолженность продолжает числиться, проверьте, отражен ли платеж в 1С и правильно ли указан договор или контрагент.
ОСВ по счету 6410
Счет 6410 используют для контроля расчетов по НДС.
Если сумма НДС в отчете отличается от ожидаемой, проверьте документы поступления и реализации, ставки налога и сформированные проводки.
Что проверить перед закрытием месяца
Перед выполнением регламентных операций убедитесь, что за месяц:
- все фактически совершенные поступления и реализации отражены в 1С;
- нет документов, которые должны быть проведены, но остались в статусе черновика;
- товары оприходованы на правильные склады;
- по номенклатуре указаны корректные счета учета;
- нет необъяснимых отрицательных остатков;
- учетные остатки сопоставлены с фактическими данными склада;
- документы по НДС оформлены и отражены корректно.
Если обнаружили расхождения между программой и фактическим складом, сначала выясните причину. При необходимости проведите инвентаризацию склада, оформите ее результаты и только после корректировки учета переходите к закрытию месяца в 1С. Иначе регламентные операции будут рассчитывать показатели на основе уже неверных данных.
Короткий чек-лист бухгалтера
Перед тем как считать приход или расход полностью оформленным, проверьте:
- Выбран правильный документ. Поступление используется для прихода, реализация — для продажи, списание товаров — для соответствующих случаев выбытия.
- Проверен счет учета номенклатуры. Для товаров он должен соответствовать принятой схеме учета.
- Количество и стоимость совпадают с первичными документами.
- Ставка и сумма НДС проверены.
- Перед реализацией проверен остаток товара на нужном складе.
- ЭСФ оформлен в предусмотренных законодательством случаях, а данные в нем соответствуют документу реализации.
- Проводки проверены после проведения документа. В типовой ситуации при поступлении и реализации должны корректно отражаться счета 2910, 6010, 4010, 9020, 9120, 6410 и 4410 в зависимости от содержания операции.
- Документы не дублируют друг друга. Повторное проведение существующего документа не равно созданию второго документа.
- Остатки по ОСВ сопоставлены с фактическим складом.
- Перед закрытием месяца устранены ошибки в движении товаров и расчетах с контрагентами.
Главный принцип складского учета в 1С простой: сначала правильно определите, какая хозяйственная операция произошла в действительности, а затем выберите для нее соответствующий документ. Тогда остатки, расчеты с поставщиками и покупателями, себестоимость и налоги будут формироваться из одной согласованной цепочки документов.
