Документы.
Основным методом ведения учета в программе является регистрация фактов хозяйственной деятельности с помощью документов. Этот подход предлагает следующие преимущества:
- Автоматизированный ввод информации на основе уже введенных данных;
- Печать первичных документов, предназначенных для оформления на бумаге;
- Автоматическое создание бухгалтерских проводок при проведении документа.
Обычно процесс регистрации фактов хозяйственной деятельности происходит в следующем порядке: пользователь открывает список или журнал документов и нажимает кнопку Создать для создания нового документа.
В некоторых журналах и списках, вместо кнопки Создать, есть отдельные кнопки для каждого вида документа или список для выбора типа документа (операции).
При создании нового документа на экране открывается форма, в которой пользователь вводит необходимые данные. Состав реквизитов зависит от типа документа, однако обязательными всегда являются Дата и Номер документа. Номер документа присваивается автоматически после его записи, что исключает ошибки при нумерации документов при сетевой работе. Обычно номера документов нельзя изменять вручную.
В некоторых документах необходимо указать реквизит Вид операции, который определяет набор реквизитов и порядок отражения документа в учете.
Многие документы содержат реквизит Ответственный, где можно указать сотрудника, ответственного за выполнение операции. Ответственного выбирают из списка пользователей программы.
Реквизит Комментарий позволяет внести дополнительную информацию о деталях документа или операции.
Многие другие реквизиты одинаковы для большинства документов. Например, если учет ведется по нескольким организациям, в каждом документе нужно указать организацию.
Быстрое заполнение табличных частей документов.
Для ускоренного заполнения табличных частей документов используется механизм подбора. Нажав на кнопку Подбор над табличной частью документа, открывается форма подбора.
Список доступных видов подбора зависит от типа документа и редактируемой табличной части. Подобранные позиции отображаются в соответствующем разделе формы. Для переноса данных в табличную часть документа следует нажать кнопку Перенести в документ.
После автоматического заполнения табличной части пользователь может скорректировать данные вручную.
В любом поле возможно быстрое введение данных, что позволяет выбрать нужную позицию без открытия формы списка. Для этого нужно ввести первые буквы наименования в редактируемом поле. Все подходящие элементы будут отображены в списке быстрого выбора.
Во многих документах доступен механизм заполнения товаров по остаткам. Для этого необходимо заполнить реквизит Склад в документе. Затем, нажав кнопку Заполнить по остаткам, нужно указать счет учета номенклатуры, и программа автоматически заполнит табличную часть товарами по остаткам на складе по указанному счету.
Далее нужно вручную ввести количество списываемого товара. При записи документа строки с незаполненным количеством будут очищены.
Для загрузки данных в табличную часть документа из файла Excel предназначена кнопка Загрузить данные из Excel, расположенная над табличной частью документа.
После нажатия на кнопку откроется форма настройки.
На вкладке Настройка загрузки указывается строка файла Excel, с которой программа должна начинать считывание данных.
На вкладке Настройки колонок нужно указать номера колонок в файле и отметить флагом, по какому значению следует искать элемент. В зависимости от типа документа набор колонок может изменяться.
В верхней части формы указывается путь к файлу.
После завершения настройки следует нажать кнопку Сохранить настройки и Загрузить в нижней части формы.
Проведение документов.
После того как все необходимые реквизиты документа заполнены, пользователю нужно записать и провести документ. Если работа над документом завершена, можно выполнить эту операцию, нажав кнопку Провести и закрыть.
При проведении документа автоматически формируются записи по счетам бухгалтерского учета и/или в специальных регистрах. В этих регистрах сохраняются важные сведения, которые в дальнейшем используются при формировании подсистемных или регламентированных отчетов.
На командной панели документов имеется кнопка Дт/Кт. При нажатии на нее открывается форма, в которой на вкладках отображаются результаты проведения документа по счетам и регистрам.
Если необходимо, пользователь может установить флажок Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа) и изменить записи движения. В списке иконками отмечаются те документы, где включена ручная корректировка движений. При перепроведении документа с включенной корректировкой движения по регистрам не обновляются автоматически, и система выведет соответствующее предупреждение. Для возвращения к стандартному режиму проведения документа нужно снять флажок в форме просмотра движений.
В большинстве случаев счета учета, по которым должны быть сделаны проводки, подставляются автоматически. Пользователь может их изменить, однако, при правильной организации работы, эта возможность используется редко. Использование документов, которые автоматически формируют проводки, значительно упрощает ведение бухгалтерского учета и подготовку отчетности, особенно при большом объеме документации.
Некоторые документы конфигурации предназначены исключительно для ввода, хранения и печати, и проводки по ним не формируются. Примером является Счет на оплату покупателю.
В то же время, конфигурация включает несколько типов документов, предназначенных исключительно для автоматического формирования проводок и не имеющих печатных форм, таких как определенные виды регламентных документов.
Если для учета хозяйственной операции в программе нет специального документа, можно использовать операцию, введенную вручную.
Ввод на основании.
Пользователи могут воспользоваться различными методами для ускорения ввода документов:
- Заполнить форму документа путем копирования уже введенного документа того же типа;
- Ввести некоторые документы на основе ранее введенных документов другого типа;
- Вводить документы группами через автоматизированные обработки и другие способы.
Ввод на основании позволяет, например, создать расходную накладную, автоматически перенесенную с ранее выписанного счета.
Для ввода документа на основе другого документа необходимо выделить запись исходного документа в списке и выбрать команду Создать на основании (через кнопку Еще). Эти же действия можно выполнить и из формы самого документа.
Формирование печатных форм документов
Для большинства документов можно создать печатные формы, такие как накладные, платежные поручения, доверенности и другие. Если для документа предусмотрена одна печатная форма, то на форме документа обычно находится кнопка с названием этой формы. Для некоторых документов доступен выбор из нескольких вариантов печатных форм. Эти варианты отображаются в меню кнопки Печать.
Ручной ввод проводок.
Основным способом учета в конфигурации является регистрация хозяйственных операций с помощью документов.
Альтернативным методом является регистрация фактов хозяйственной деятельности через ручной (простой) ввод проводок.
Ручной (простой) ввод проводок бухгалтерского учета — это запись операции в информационную базу, не автоматизированную документами.
Операции, введенные вручную, можно просмотреть через специализированный журнал операций в разделе Операции – Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную.
Обязательные реквизиты проводки включают счета дебета и кредита. Также проводка может содержать следующие дополнительные реквизиты, которые могут быть указаны как для дебета, так и для кредита проводки:
- Количество, если для счета дебета или кредита в плане счетов установлен признак ведения количественного учета;
- Валюта и валютная сумма, если для счета дебета или кредита в плане счетов установлен признак учета в иностранной валюте;
- Подразделение, если для счета дебета или кредита в плане счетов установлен признак ведения учета по подразделениям;
- Субконто от одного до трех. В плане счетов для выбранного счета должны быть установлены признаки ведения учета по соответствующим видам субконто — группам объектов аналитического учета.
При ведении учета вручную пользователь сам указывает все реквизиты проводки. При регистрации фактов хозяйственной деятельности через документы реквизиты проводок заполняются автоматически.
Корректировка записей регистров.
Помимо ввода документов, которые отражают заранее предустановленные операции, и ручных операций бухгалтерского учета, предусмотрена возможность вводить произвольные проводки и записи в специализированные регистры сведений и накопления.
Регистры — это различные виды таблиц, в которые записываются данные из первичных документов и справочников. В них хранится информация, введенная в систему и распределенная по счетам учета.
В конфигурации «Бухгалтерия для Узбекистана» регистры делятся на три группы:
- Регистры сведений;
- Регистры накопления;
- Регистры бухгалтерии.
Основная роль регистров заключается в хранении информации, формируемой документами. В таблице приведены примеры регистров по группам.
Регистры сведений позволяют хранить данные в разрезе нескольких измерений. Например, в таком регистре можно хранить курсы валют по различным валютам или цены предприятия по номенклатуре и типу цен на определенную дату.
Регистры накопления предназначены для хранения изменений данных, таких как приход и расход значений определенных показателей. Эти регистры позволяют получать информацию о остатках или оборотах показателей за указанный период.
Регистры бухгалтерии используются в бухгалтерском учете и обеспечивают многомерный и многоуровневый аналитический учет. Они поддерживают опциональное ведение количественного, суммового и валютного учета по разным аналитическим разрезам и др.
Информация в регистры сведений попадает, например, когда пользователь записывает объекты, такие как сведения об учетной политике предприятия.
В регистры накопления и бухгалтерии информация попадает после проведения документов, т.е. при фиксации хозяйственной операции. Проведенный документ может создать несколько проводок, каждая из которых приведет к записи в соответствующие регистры накопления и бухгалтерии.
Для корректировки записей регистров используется документ Операции, введенные вручную (раздел Операции – Бухгалтерский учет).
Настроить состав регистров для корректировки можно через кнопку Еще — Выбор регистров.
В списке регистров необходимо установить флажок напротив того, который требуется корректировать, после чего в документе появится закладка с названием выбранного регистра. Затем вводятся записи по регистрам на соответствующих закладках. В одном документе можно ввести корректировки для нескольких регистров.
