Сотрудник потерял чеки по командировке: первые действия бухгалтера
Если сотрудник утратил чеки, подтверждающие расходы в командировке, необходимо запросить у него следующие документы:
- Авансовый отчет с указанием всех расходов, произведенных в поездке;
- Объяснительную записку, где сотрудник перечисляет затраты, по которым утрачены чеки, и описывает обстоятельства их потери;
- Служебную записку на имя руководителя с просьбой о возмещении неподтвержденных расходов.
Важно: авансовый отчет необходимо оформить в течение трех дней после возвращения сотрудника из командировки.
Согласно ст. 287 ТК, работодатель обязан компенсировать командированному работнику следующие расходы:
- проезд (за исключением такси);
- проживание;
- питание и иные необходимые расходы (суточные);
- дополнительные затраты, произведенные с согласия работодателя (например, связь, ГСМ и т. д.).
Требование о предоставлении подтверждающих документов закреплено:
- в Положении (приложение к ПКМ №424) — для командировок по территории Республики Узбекистан;
- в Положении №2730 — для зарубежных поездок;
- в Налоговом кодексе.
Можно ли восстановить утерянные чеки по командировке
Если документы утеряны, их в ряде случаев можно восстановить.
Проезд
Билеты, талоны и чеки за междугородние поездки можно заменить справкой от перевозчика. Если билет был оформлен в электронном виде, его копию можно повторно скачать в личном кабинете железнодорожной или авиакомпании.
Проживание
Если сотрудник проживал в гостинице, можно обратиться в отель и запросить электронный чек. Если такой возможности нет, расходы можно подтвердить:
- счет-фактурой;
- квитанцией, содержащей обязательную отметку об оплате.
При аренде жилья у физического лица (если это согласовано с работодателем) подтверждением могут служить:
- договор аренды;
- расписка арендодателя о получении оплаты.
Суточные
Если чеки из заведений общественного питания утрачены и нет контактов этих организаций, восстановить их, как правило, невозможно. В такой ситуации целесообразно возмещать расходы в пределах установленных законодательством нормативов.
Прочие расходы
По другим затратам можно обратиться к поставщикам услуг и запросить дубликаты чеков или счет-фактур.
Важно: основным документом, подтверждающим оплату товаров и услуг, является фискальный чек с QR-кодом.
Его могут заменить только бланки строгой отчетности (БСО) — например:
- квитанция к приходному ордеру;
- счет-фактура;
- акт выполненных работ,
но обязательно с отметкой об оплате и печатью.
Если восстановить чеки невозможно
Если восстановить документы не удалось, неподтвержденные расходы можно компенсировать в пределах норм, установленных Положением №424.
| Вид расходов | Без документов | При наличии документов |
|---|---|---|
| Проживание | 20% БРВ | 1,5 БРВ |
| Проезд | 0,1% от БРВ за км | По фактическим затратам |
| Суточные | 0,1 БРВ | До 0,35 БРВ |
Примечание: расстояние можно определить с помощью онлайн-карт. При этом сумма компенсации не должна превышать 30% стоимости авиабилета (п. 8 ч. 2 ст. 369 НК).
Налоги и учет: как отсутствие чека влияет на доход сотрудника
Если расходы компенсируются в пределах норм, предусмотренных Положением №424 или Положением №2730 (для зарубежных командировок):
- у сотрудника не возникает налогооблагаемого дохода;
- предприятие может включить сумму компенсации в вычитаемые расходы при расчете налога на прибыль.
Однако руководитель может принять решение возместить расходы сверх установленных нормативов.
В таком случае:
- сумма превышения признается компенсационной выплатой;
- она облагается социальным налогом и НДФЛ (п. 3, 13 ст. 373 НК);
- для компании такая выплата может стать невычитаемым расходом при расчете налога на прибыль (п. 22 ст. 317 НК).
Чтобы корректно подготовить документы по командировкам, вести бухгалтерский и налоговый учет, используйте решения 1С.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать скрин из банка вместо чека?
Да, если дополнительно имеется корректно оформленный счет-фактура, акт, квитанция об оплате или иной подтверждающий документ. Однако при налоговых проверках такой вариант может вызвать дополнительные вопросы.
Можно ли компенсировать проживание без чека с QR-кодом?
Да, если гостиница находится в труднодоступных регионах. В таких случаях допускается выдача чека без QR-кода либо предоставление квитанции об оплате в формате БСО.
Что делать, если утерян билет или посадочный талон?
Можно получить справку у перевозчика, либо возместить расходы на проезд по нормативу — 0,1% от БРВ за километр.
Если расходы компенсированы без документов, всегда ли возникает доход работника?
Нет. Если компенсация произведена в рамках норм Положения №424, налогооблагаемый доход у сотрудника не возникает.
