Что такое должная осмотрительность
Прямого определения должной осмотрительности в Налоговом кодексе нет. Однако из содержания статьи 15 можно вывести ее прикладной смысл. Под должной осмотрительностью понимается совокупность действий по предварительной проверке контрагента до заключения сделки.
От налогоплательщика ожидается, что он:
- подтвердит регистрацию контрагента в налоговых органах;
- оценит его деловую репутацию;
- проверит наличие персонала, материальных и производственных ресурсов;
- убедится в реальной возможности исполнить обязательства по договору.
Если эти действия не были выполнены, расходы по сделке могут не принять к налоговому учету, особенно в ситуациях, когда контрагент не исполнил свои обязательства.
Кто отвечает за проявление должной осмотрительности
Юридически решения о заключении договоров принимает руководство компании. Однако на практике проверка контрагентов чаще всего ложится на бухгалтерию.
Бухгалтер работает с электронными счетами-фактурами, отражает операции в налоговом и бухгалтерском учете, формирует документы для камеральных и выездных проверок. Поэтому именно бухгалтер становится ключевым участником процесса проявления должной осмотрительности.
Какие аспекты подлежат проверке
Должная осмотрительность не сводится к формальной проверке постановки на налоговый учет. Требуется комплексный подход, который включает:
- Деловое взаимодействие сторон — обсуждение условий поставки, согласование существенных условий договора, наличие деловой переписки.
- Документы руководителя контрагента — удостоверение личности, подтверждение полномочий на подписание договоров.
- Фактическое местонахождение — офис, складские помещения, производственные площади.
- Обоснование выбора партнера — ссылки на сайты, прайс-листы, коммерческие предложения, переписка, подтверждающая анализ рынка.
- Оценка ресурсов — наличие оборудования, персонала и технической базы для выполнения обязательств.
Каждый из этих элементов помогает доказать, что контрагент был выбран осознанно, а действия компании — добросовестны.
Риски при отсутствии должной осмотрительности
Если налоговые органы установят, что:
- контрагент не уплатил НДС;
- отчетность оформлена с нарушениями;
- товар или услуга фактически не были получены,
сделка может быть признана мнимой, а налогоплательщику вменят злоупотребление правом или отсутствие должной осмотрительности.
Последствия в таких случаях стандартны:
- отказ в принятии НДС к вычету;
- доначисление налогов;
- начисление штрафов и пеней.
Особую опасность представляют многоуровневые цепочки поставок. «Налоговый разрыв» может возникнуть на втором, третьем и последующих звеньях, даже если ваша прямая сделка формально выглядела корректной.
Внутренняя система проверки контрагентов
Для снижения налоговых рисков целесообразно разработать внутренний регламент проверки контрагентов с учетом специфики бизнеса. Такая система может включать:
- перечень обязательных проверочных процедур;
- правила сбора и хранения подтверждающих документов;
- алгоритмы действий сотрудников при выборе нового партнера;
- механизмы внутреннего контроля и фиксации результатов проверки.
Важно, чтобы эта система была не формальной, а реально применялась в повседневной работе компании.
Признаки потенциальной ненадежности контрагента
Даже при корректно оформленных документах могут появляться сигналы, указывающие на возможную недобросовестность партнера. К таким признакам относятся:
- Необоснованно низкая цена — стоимость существенно ниже рыночной без понятных объяснений.
- Отсутствие публичной информации — нет сайта, актуальных реквизитов в справочниках, упоминаний в открытых источниках.
- Формальный подход к переговорам — уклонение от личных встреч, отказ обсуждать условия сделки, отсутствие документов.
- Частая смена юридического адреса или руководства.
- Несоответствие заявленных возможностей фактическим.
- Признаки «технической» компании — отсутствие персонала, нулевая отчетность, при этом активное выставление ЭСФ другим организациям.
Наличие таких факторов не означает автоматический запрет на сотрудничество. Однако в подобных ситуациях особенно важно зафиксировать все действия по проверке контрагента и подтверждению проявленной должной осмотрительности.
