Товар с истекшим сроком годности нельзя оставлять в продаже. Для пищевой продукции законодательство предусматривает снятие такой продукции с реализации, а в установленных случаях — ее переработку или уничтожение. При этом компания должна документально подтвердить, какой товар списан, по какой причине и что с ним сделали.
С 1 марта 2026 года для товаров, на которые распространяется цифровая маркировка, добавился еще один механизм контроля: при истечении срока годности система автоматически ограничивает их продажу, а контрольно-кассовая техника не распечатывает чек.
Почему просроченный товар нельзя просто выбросить или продать
Продажа пищевой продукции с истекшим сроком годности запрещена. Статья 14 Закона № 483-I прямо относит истечение срока годности к случаям, когда реализация пищевой продукции не допускается.
Статья 17 того же закона устанавливает порядок обращения с определенной продукцией, не соответствующей требованиям безопасности. Пищевые продукты с истекшим сроком годности, а также продукция, признанная непригодной по результатам соответствующих экспертиз, снимаются с производства и реализации и в предусмотренных законом случаях должны быть переработаны или уничтожены. Способ и условия переработки или уничтожения согласовываются владельцем с соответствующими органами государственного надзора.
Есть и цифровой контроль. С 1 марта 2026 года для товаров с внедренной системой цифровой маркировки продажа продукции с истекшим сроком годности автоматически ограничивается через систему маркировки. Если срок цифровой маркировки истек, кассовая техника не распечатает товарный чек.
Какие штрафы действуют за продажу просроченного товара
Ответственность за нарушение требований к качеству и безопасности продукции предусмотрена законодательством, в том числе КоАО.
При этом важно не смешивать действующие штрафы и предложения по их увеличению. В 2025 году было поручено усилить ответственность за реализацию товаров с истекшим сроком годности, а увеличение действующих санкций было предложено отдельно. Поэтому формулировку о «троекратном увеличении штрафов» нельзя подавать как уже вступившую в силу норму.
Для бизнеса практический вывод проще: просроченную продукцию необходимо своевременно выводить из оборота, а не рассчитывать на возможность реализовать ее после окончания срока годности.
Как списать товар с истекшим сроком годности: пошаговый порядок
Списание товара с истекшим сроком годности начинается не с бухгалтерской проводки, а с фиксации самого факта: какой товар просрочен, в каком количестве он находится на складе и почему больше не может продаваться.
Шаг 1. Проведите инвентаризацию и создайте комиссию
Если при проверке склада обнаружен товар с истекшим сроком годности, его количество и состояние нужно зафиксировать документально. Для этого проводят инвентаризацию. Согласно НСБУ № 19, инвентаризация проводится в установленных законодательством случаях, в том числе при выявлении фактов порчи материальных ценностей.
Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации и формирует комиссию. В ее состав могут входить представители руководства, бухгалтерии и специалисты, которые могут оценить состояние соответствующего товара. Комиссия должна:
- определить, какие товары имеют истекший срок годности;
- проверить количество каждой позиции;
- отделить просроченную продукцию от пригодной;
- определить ее стоимость по данным бухгалтерского учета;
- зафиксировать состояние товара;
- установить причины возникновения просрочки, если это возможно;
- определить дальнейшие действия с продукцией.
Результаты отражаются в инвентаризационных документах. Они станут основанием для дальнейшего оформления списания. Важно не смешивать инвентаризацию и само списание товара с истекшим сроком годности. Инвентаризация фиксирует фактическое наличие и состояние товара, а последующие документы оформляют решение о его выбытии.
Шаг 2. Определите порядок обращения с продукцией
Для пищевой продукции вопрос дальнейшего использования или уничтожения регулируется отдельно. Статья 17 Закона № 483-I предусматривает, что в соответствующих случаях продукция снимается с реализации и должна быть переработана или уничтожена. Способы и условия такой переработки или уничтожения согласовываются владельцем с органами государственного надзора.
В зависимости от вида продукции в процедуре могут участвовать органы санитарного или ветеринарного надзора. До принятия решения просроченную продукцию следует хранить отдельно от товаров, предназначенных для продажи. Закон также предусматривает особый учет такой продукции с указанием ее количества, способа и условий дальнейшего использования или уничтожения. Ответственность за сохранность несет владелец.
Расходы на экспертизу, хранение, транспортировку, переработку или уничтожение такой продукции несет ее владелец. После завершения процедуры акт об использовании или уничтожении передается в соответствующий орган государственного санитарного или ветеринарного надзора.
Шаг 3. Оформите приказ руководителя
После инвентаризации руководитель принимает решение о списании товара. В приказе можно указать:
- наименование продукции;
- количество;
- стоимость;
- причину списания;
- реквизиты инвентаризационных документов;
- способ дальнейшего обращения с товаром;
- ответственных сотрудников;
- порядок действий комиссии.
Если установлено, что просрочка возникла из-за конкретного сотрудника, например вследствие нарушения условий хранения, это также фиксируют в документах. В дальнейшем компания сможет решить вопрос о взыскании ущерба с виновного лица.
Приказ и первичный документ выполняют разные функции: приказ оформляет управленческое решение, а первичный документ подтверждает хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.
Шаг 4. Составьте акт на списание товара с истекшим сроком годности
Отдельный акт на списание должен содержать достаточно информации, чтобы по нему можно было однозначно определить, какой товар выбыл из учета и по какой причине. В документе укажите:
- название организации;
- дату составления;
- наименование товара;
- количество;
- единицу измерения;
- стоимость;
- причину списания — истечение срока годности;
- реквизиты инвентаризационных документов и приказа;
- сведения о дальнейшем обращении с товаром;
- подписи ответственных лиц и членов комиссии.
Форму документа организация может разработать самостоятельно, если для конкретной операции законодательством не установлена обязательная унифицированная форма. Такой документ целесообразно закрепить в учетной политике. Количество экземпляров определяет организация исходя из своего документооборота. Например, один экземпляр можно передать в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу, третий — подразделению, в котором хранилась продукция.
Главное, чтобы комплект документов позволял проследить всю цепочку: обнаружили просрочку → провели инвентаризацию → приняли решение о списании → фактически вывели товар из оборота → подтвердили его дальнейшую переработку или уничтожение.
Шаг 5. Верните товар поставщику либо утилизируйте его
Не каждый товар, срок годности которого истек, обязательно нужно списывать за счет покупателя. Если проблема обнаружена непосредственно при приемке, например, поставщик передал продукцию с уже истекшим или недостаточным сроком годности, организация может предъявить поставщику претензию и потребовать возврата товара при наличии соответствующих оснований.
Для этого оформляют документы, подтверждающие несоответствие продукции, и претензию поставщику. Возврат оформляют соответствующими первичными документами, например актом возврата товара поставщику. Если срок годности закончился уже во время хранения товара у организации и возврат поставщику невозможен, дальнейшие действия определяют с учетом требований законодательства и согласованного способа обращения с продукцией.
| Вариант | Когда применяется | Что оформить |
| Возврат поставщику | Несоответствие выявлено при приемке или есть основания предъявить поставщику требования | Документы о несоответствии, претензия, документы на возврат |
| Переработка или иное разрешенное использование | Соответствующий способ обращения согласован с надзорным органом | Документы на передачу/использование и акт о результате |
| Уничтожение | Продукция признана непригодной для дальнейшего использования либо иной способ обращения невозможен | Документы на уничтожение и акт |
Для пищевой продукции порядок переработки или уничтожения согласовывается с соответствующими органами государственного надзора, а владелец после завершения процедуры представляет им акт.
Как списать просроченное сырье
Сырье тоже может стать просроченным. Например, это может произойти с мукой, сахаром или другими ингредиентами, используемыми в производстве.
Общая последовательность действий остается той же: инвентаризация → фиксация факта порчи → определение дальнейшего обращения → приказ → акт → списание в бухгалтерском учете.
Разница заключается прежде всего в объекте бухгалтерского учета. Товар учитывается отдельно от сырья и материалов, поэтому при списании используется соответствующий счет. Если организация учитывает товар на счете 2910, а сырье и материалы — на счетах группы 1000, бухгалтерская запись при выбытии будет зависеть от конкретного объекта учета. Например, для товара первоначально может использоваться: Дт 5910 — Кт 2910. Для сырья и материалов кредитуется соответствующий счет их учета.
Если речь идет о пищевом сырье, необходимо учитывать и требования законодательства о безопасности пищевой продукции. Поэтому требования к обращению с непригодной пищевой продукцией могут распространяться не только на готовые продукты, но и на сырье.
Бухгалтерский учет: проводки при списании просроченного товара
Конкретные записи зависят от причины списания и от того, установлено ли ответственное лицо.
Виновное лицо не установлено
Если организация списывает просроченный товар и оснований для взыскания ущерба с конкретного лица нет, возможна следующая последовательность:
- Дт 5910 — Кт 2910 — стоимость просроченного товара отнесена на счет потерь;
- Дт 9430 — Кт 5910 — сумма потерь отнесена на прочие операционные расходы.
При этом нужно отдельно оценить налоговые последствия такой операции.
Виновное лицо установлено
Если комиссия установила виновного сотрудника и организация принимает решение о взыскании ущерба:
- Дт 5910 — Кт 2910 — стоимость товара списана с учета;
- Дт 4730 — Кт 5910 — сумма ущерба отнесена на задолженность виновного лица.
Дальнейший учет зависит от размера взыскания и конкретных обстоятельств. Если сумма, которую организация взыскивает с виновного лица, превышает балансовую стоимость выбывшего имущества, разница отражается отдельно в соответствии с правилами бухгалтерского учета.
Товар утрачен из-за чрезвычайных обстоятельств
Если товар уничтожен в результате пожара, стихийного бедствия, аварии или другого чрезвычайного обстоятельства, бухгалтерская запись будет зависеть от принятой схемы учета и характера события. При этом такие случаи важно документально подтверждать: для налоговых целей чрезвычайные обстоятельства имеют отдельное значение.
НДС при списании просроченного товара
Списание товара с истекшим сроком годности может повлиять не только на бухгалтерский учет, но и на ранее принятый к зачету НДС. Согласно статье 269 НК, налог по приобретенным товарам, ранее принятый к зачету, корректируется, в частности, при порче или утрате товаров сверх норм естественной убыли. Исключение предусмотрено для порчи или утраты вследствие чрезвычайных обстоятельств — стихийного бедствия, пожара, аварии, ДТП и других подобных обстоятельств.
Поэтому при списании просроченного товара нельзя автоматически применять правило «НДС всегда нужно восстановить» или, наоборот, «при списании НДС не корректируется».
Сначала нужно определить:
- существует ли для конкретного товара утвержденная норма естественной убыли;
- укладывается ли списание в эту норму;
- есть ли документально подтвержденные чрезвычайные обстоятельства;
- когда и в каком размере НДС был принят к зачету.
Если списание товара с истекшим сроком годности происходит сверх установленной нормы естественной убыли и исключение для чрезвычайных обстоятельств не применяется, сумму НДС, ранее принятую к зачету, корректируют.
Поэтому утверждение, что по любому просроченному товару нужно автоматически сторнировать весь входящий НДС, слишком категорично. Порядок зависит от конкретной ситуации и применимой нормы естественной убыли.
Налог на прибыль: можно ли учесть стоимость списанного товара
Для налога на прибыль важно не только то, что товар фактически списан с баланса, но и причина его выбытия. Если расходы относятся к невычитаемым по Налоговому кодексу, сама хозяйственная обоснованность операции не делает их автоматически уменьшающими налоговую базу. Поэтому стоимость товара, списанного из-за истечения срока годности, необходимо отдельно проверить по соответствующей норме НК и обстоятельствам списания.
Особое значение имеет документальное подтверждение: инвентаризация, приказ, акт списания и документы, подтверждающие дальнейшее обращение с продукцией, позволяют показать, что товар действительно перестал быть пригодным для реализации и был выведен из оборота. Если причина связана с чрезвычайным обстоятельством, налоговые последствия могут отличаться. Поэтому пожар, авария или стихийное бедствие должны быть подтверждены документами, а не просто указаны в акте как причина списания.
Есть ли лимит на списание товара с истекшим сроком годности
Универсального количественного лимита вроде «не более X процентов товара в месяц» для списания просроченной продукции нет. Количество списываемого товара должно соответствовать фактическим данным инвентаризации и документам, подтверждающим его непригодность.
При этом термин «лимит» может использоваться в двух разных смыслах.
- Первый — нормы естественной убыли. Они имеют значение прежде всего для определения налоговых последствий порчи или утраты товара. Статья 269 НК связывает корректировку ранее принятого к зачету НДС с порчей или утратой сверх установленных норм естественной убыли.
- Второй — цифровая маркировка. Для маркированных товаров с истекшим сроком годности система ограничивает продажу независимо от количества: нельзя продать ни одну единицу просроченного товара. С 1 марта 2026 года при истечении срока цифровой маркировки кассовая техника не распечатывает чек.
Частые ошибки при списании просроченного товара
Списывают товар только по решению кладовщика
Устной команды недостаточно. Нужно документально зафиксировать факт обнаружения просрочки, количество товара и решение о его дальнейшем обращении. Комплект документов должен подтверждать, почему товар выбыл из учета и что произошло с ним после списания.
Утилизируют пищевую продукцию самостоятельно
Для пищевой продукции нельзя исходить из принципа «товар уже просрочен, значит, его можно просто выбросить». Закон предусматривает согласование способов и условий переработки или уничтожения с соответствующими органами государственного надзора, а сама процедура проводится с участием комиссии.
Не отделяют просроченную продукцию от товара на продажу
Просроченный товар должен быть выведен из обычного оборота и храниться отдельно с отдельным учетом. Это особенно важно для пищевой продукции, для которой такое требование прямо предусмотрено законом.
Автоматически восстанавливают весь НДС
Сам факт списания еще не означает, что во всех случаях нужно корректировать всю сумму входящего НДС. Сначала определите причину порчи, наличие нормы естественной убыли и применимость исключения для чрезвычайных обстоятельств. Именно эти условия предусмотрены статьей 269 НК.
Сразу относят всю стоимость на расходы
Бухгалтерская проводка должна соответствовать причине выбытия и принятому порядку учета. Если установлено виновное лицо, необходимо отразить задолженность по возмещению ущерба, а не просто списать всю сумму на расходы.
Пытаются продать просроченный маркированный товар
Для товаров с цифровой маркировкой это дополнительно контролируется информационной системой. С 1 марта 2026 года при истекшем сроке цифровой маркировки продажа автоматически ограничивается, а чек не печатается.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли продать просроченный товар со скидкой?
Нет, снижение цены не отменяет запрет на реализацию товара с истекшим сроком годности. Если срок еще не истек, организация вправе самостоятельно устанавливать цену в рамках общих правил торговли. После окончания срока годности продажа пищевой продукции не допускается.
Можно ли утилизировать просроченный товар самостоятельно?
Для пищевой продукции закон допускает выполнение работ самим владельцем либо передачу их организации по договору. Но это не означает, что товар можно просто выбросить без оформления процедуры.
Способ и условия переработки или уничтожения согласовываются с соответствующими органами государственного надзора, а использование или уничтожение проводится в присутствии комиссии. После завершения процедуры владелец представляет акт в соответствующий орган.
Нужно ли отдельно уведомлять налоговую о списании?
Само списание товара с истекшим сроком годности не означает, что по каждой такой операции нужно направлять отдельное уведомление в налоговый орган. Однако операция должна быть отражена в бухгалтерском и налоговом учете, а при необходимости — учтены последствия для НДС и налога на прибыль.
Что делать, если поставщик отказывается принимать бракованный товар?
Если несоответствие обнаружено при приемке, зафиксируйте состояние товара и направьте поставщику письменную претензию. Дальше вопрос решается в рамках договора и гражданско-правовых отношений: возвратом товара, заменой, возмещением стоимости или иным предусмотренным способом.
Что делать, если производителя невозможно установить?
Невозможность идентификации продукции не дает права оставить ее в продаже. Для пищевой продукции невозможность идентификации и установления изготовителя прямо названа среди обстоятельств, при которых продукция снимается с производства и реализации и должна быть переработана или уничтожена в установленном порядке.
Что в итоге проверить бухгалтеру
Перед окончательным списанием просроченного товара убедитесь, что:
- проведена инвентаризация;
- количество и стоимость продукции подтверждены документами;
- просроченный товар отделен от пригодного к продаже;
- руководитель оформил решение о списании;
- составлен первичный документ на списание товара с истекшим сроком годности;
- для пищевой продукции определен и согласован порядок дальнейшего обращения;
- оформлены документы об утилизации, переработке или уничтожении;
- бухгалтерские проводки соответствуют причине списания;
- проверена необходимость корректировки входящего НДС;
- налоговые последствия по налогу на прибыль определены отдельно;
- для маркированного товара учтены ограничения системы цифровой маркировки.
Главное, не ограничиваться одной проводкой в 1С. Списание товара с истекшим сроком годности должно подтверждаться всей цепочкой документов: от обнаружения товара и инвентаризации до его возврата, переработки или уничтожения.
